7 Fungsi Human Resource Managament System untuk Perusahaan
Penggunaan Human Resource Management System dalam sebuah perusahaan, memang belum terdengar familiar di kalangan masyarakat. Sehingga, masih banyak orang yang mengira bahwa fungsi utama Human Resource Management System hanya berfokus pada rekrutmen karyawan saja.
Namun, pada kenyataannya begitu banyak fungsi yang akan didapatkan oleh perusahaan jika menggunakan Human Resource Management System. Human Resource Management System sendiri merupakan sebuah perangkat sistem aplikasi yang memiliki kegunaan untuk mengelola berbagai kebutuhan yang berhubungan dengan karyawan pada sebuah perusahanan.
Sistem ini nantinya dapat dikelola oleh Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan untuk menjalankan sistem operasional yang berkaitan dengan karyawan setiap harinya, khususnya bertanggung jawab dalam keputusan dan laporan terkait kinerja karyawan. Human Resource Management System (HRMS) menjadi penting digunakan oleh para tenaga SDM perusahaan, karena memiliki berbagai fungsi yang dapat menguntungkan dari segi waktu hingga biaya operasional.
7 Fungsi human resource management system
1. Merekrut kandidat potensial
Dengan sistem yang ditawarkan oleh Human Resource Management System, SDM pada sebuah perusahaan tentunya tak perlu merasa repot untuk merekrut karyawan baru. Sistem HRMS ini akan membantu para SDM perusahaan untuk menyebarkan informasi terkait lowongan pekerjaan yang dibutuhkan, serta membantu perusahaan untuk menyaring kandidat yang tepat mengisi posisi tersebut. Para kandidat nantinya dapat difilter sesuai kebutuhan perusahaan, seperti melalui pengalaman kerja maupun latar belakang pendidikan oleh sistem aplikasi tersebut.
2. Penggajian atau payroll karyawan
Dengan menggunakan sistem HRMS penggajian atau payroll karyawan tentunya akan sangat terbantu, sebab penggajian merupakan salah satu fungsi utama pada fitur aplikasi ini. Nantinya sistem ini dapat menghitung penghasilan seorang karyawan dalam perusahaan mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, maupun tambahan lainnya, hingga menemukan angka gaji bersih yang harus dibayarkan. Selain itu, sistem ini juga telah otomatis membantu perhitungan potongan pajak penghasilan setiap karyawan, ataupun potongan lainnya dalam penggajian tersebut.
3. Training karyawan
Training merupakan salah satu program yang dirancang oleh SDM perusahan, yang berguna untuk mengembangkan potensi diri karyawan pada sebuah perusahaan. Selain potensi itu, SDM perusahaan juga dapat menanamkan visi dan misi yang sama pada seorang karyawan khususnya pada karyawan yang baru bergabung dalam perusahaan. Namun, pada sistem HRMS fungsi ini jarang digunakan karena dianggap kurang memberikan pengaruh besar pada karyawan perusahaan.
Biasanya perusahaan akan melakukan pendekatan yang lebih bersifat proaktif, dengan mengoptimalisasi tenaga kerja agar lebih kuat dalam menghadapi perubahan. Selain itu melalui kegiatan training, perusahaan akan lebih mudah dalam mengetahui karyawan yang memiliki potensi kerja sehngga memiliki berkembangan yang lebih pesat melalui kegiatan training tersebut.
4. Menganalisa perkembangan karyawan
Melalui sistem HRMS ini, pihak SDM dapat melihat perkembangan dari setiap karyawan pada perusahaan tersebut. Sehingga akan lebih mudah untuk melakukan evaluasi terkait dengan kedisiplinan, catatan waktu kehadiran dan pulang kantor, serta memastikan bahwa lingkungan kerja di kantor sudah aman dan nyaman sesuai dengan keutuhan karyawan.
Pada fungsi ini, SDM perusahaan dapat mengembangkan sebuah perencanaan khususnya terkait kompetensi kerja, manajemen kinerja karyawan, hingga manajemen resiko yang dapat terjadi pada internal perusahaan. Selain itu, terdapat fungsi untuk mencatat waktu dalam bekerja seperti lembur, waktu istirahat dan cuti. Sehingga kompensasi yang dibayarkan perusahaan, akan sesuai dengan data tersebut.
5. Menanggulangi resiko internal
Sistem HRMS juga berfungsi untuk mencatat seluruh kinerja karyawan pada sebuah perusahaan. Nantinya SDM selaku divisi yang bertanggung jawab dengan para karyawan perusahaan, dapat melihat resiko masalah internal apa yang berpotensi terjadi pada karyawan di lingkungan kerja. Segala resiko tentunya dapat terjadi dalam sebuah perusahaan, namun hal tersebut tentu dapat diantisipasi dengan perencanaan yang baik dari SDM. Salah satunya seperti mengoptimalkan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis, agar karyawan tak merasa tertekan dalam menjalani tugas pekerjaannya.
6. Mencatat kehadiran karyawan
Pada sebuah perusahaan, seorang karyawan memang diharuskan untuk hadir sesuai jam bekerjanya. Sistem HRMS ini dapat membantu perusahaan mencatat absensi kehadiran karyawan setiap harinya, tak hanya absensi bagi karyawan yang tengah libur dan mengajukan cuti juga dapat tercatat pada sistem ini. Sehingga, pihak SDM perusahaan tak perlu merasa repot dengan absensi yang bersifat manual, karena segala pencatatan kehadiran telah diinput oleh sistem lalu dapat dianalisa setiap bulannya.
7. Data karyawan resign
Tak hanya menyimpan data karyawan yang masih berada di perusahaan, sistem ini juga dapat mengelola seluruh data termasuk pekerja yang telah mengundurkan diri. Salah satunya seperta tanggal pengunduran diri, alasan pengunduran diri, tanggal bergabung dan lainnya. Tentunya akan mudah bagi SDM memberikan surat keterangan kerja ataupun surat rekomendasi kepada karyawan yang telah mengundurkan diri, sehingga akan mempermudah pekerjaan bagian SDM perusahaan.
Human resource management system saat ini
Di era teknologi saat ini penggunaan sistem aplikasi HRMS, juga akan membantu setiap divisi di kantor untuk menjalankan tugasnya sehari-hari terlebih lagi bagi divisi Sumber Daya Manusia (SDM). Semakin meningkatkan kualitas karyawan dalam sebuah perusahaan, tentu akan membawa dampak baik serta kemajuan dalam perusahaan tersebut.
Sistem Human Resource Management System sendiri memiliki berbagai manfaat di dalamnya, khususnya pada pencatatan dokumen karyawan dalam perusahaan. Selain itu, sistem ini dapat membantu mengembangkan potensi yang ada pada diri karyawan untuk memberikan kemampuan yang terbaik untuk perusahaan.
Penggunaan sistem HRMS juga tidak membutuhkan modal yang besar, karena sistem ini tidak memerlukan banyak perangkat sehingga tak membutuhkan biaya lebih. Sistem aplikasi HRMS biasanya berjenis software yang berbasis pada cloud, sistem ini juga mudah untuk digunakan sehingga tak memerlukan pelatihan khusus. Sehingga akan mudah digunakan oleh berbagai pihak yang ingin mencobanya.
Sedangkan pada sisi keamanan data pengguna, nantinya seluruh data yang berada dalam sistem ini dapat dipastikan aman karena memerlukan persetujuan khusus untuk mengakses data tersebut. Sehingga untuk mengakses data tersebut memerlukan konfirmasi kode berupa kata sandi khusus yang hanya diketahui pengguna, sehingga dapat dipastikan aman dari kebocoran.
Tak hanya itu, fitur pada keamanan dari aplikasi sistem HRMS biasanya juga disertai dengan beberapa pengamanan sistem lainnya, seperti autentikasi dua faktor dan enskripsi data sehingga orang lain tidak bisa dengan mudah untuk diakses melalui perangkat lainnya.
Jika ditanya, mengapa sebuah perusahaan membutuhkan sistem HRMS sendiri tentu akan menemukan sebuah jawaban yang jelas yakni terkait fungsi yang ditawarkan. Saat ini sendiri sistem Human Resource Management System telah dapat dibeli atau digunakan oleh perusahaan, karena banyak berbagai aplikasi yang menawarkan sistem ini, salah satunya EKRUTES.ID. EKRUTES.ID adalah perusahaan HR manajemen sistem yang berfokus pada proses rekrutmen dan people development. EKRUTES.ID mempermudah dan mempersingkat proses rekrutmen hingga 80%, HR kini bisa mengelola proses rekrutmen karyawan secara menyeluruh dari satu platform online dengan lebih mudah, mulai dari job posting, digital psikotes, report analitik, atur jadwal interview, hingga virtual interview.
Dengan mengoptimalkan Sumber Daya Manusia pada sebuah perusahaan, tentu dapat memberikan dampak yang baik pada kemajuan perusahaan. Hal ini karena, kunci dari kemajuan perusahaan terletak pada tenaga kerja yang berada pada perusahaan tersebut sendiri, sehingga penting untuk mengetahui perkembangan setiap karyawan yang ada di dalam perusahaan.
Hal ini, karena tugas utama dari seorang Sumber Daya Manusia (SDM) pada perusahaan bukan hanya melakukan rekrutmen kepada calon karyawan, tetapi juga harus mempu menciptaka lingkungan kerja yang baik untuk para karyawan yang berada di dalam sebuah perusahaan.