Apa Itu Reimbursement? Begini Tips Mengajukannya 100% Approved!

apa itu reimbursement

Penasaran dengan apa itu reimbursement dan bagaimana tips mengajukannya supaya diterima 100%? Pahami dulu pengertian, jenis, indikator, dan tips mengajukan reimbursement disini.

Setiap karyawan pasti tidak asing dengan penjelasan soal apa itu reimbursement.

Tidak dapat dipungkiri bila istilah tersebut cukup dikenal oleh semua orang karena berhubungan dengan uang.

Saat waktu reimbursement datang, maka setiap karyawan diminta mencatat semua pengeluaran yang terjadi saat memakai uang pribadi untuk kepentingan perusahaan.

Apa Itu Reimbursement?

Reimbursement merupakan kompensasi perusahaan untuk pekerjanya yang sudah menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan perusahaan.

Jadi saat ada kepentingan perusahaan yang membuatmu memakai uang pribadi dulu, maka disinilah saatnya kamu bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan tempatmu bekerja.

Karena perusahaan akan memberikan ganti rugi terhadap uang pribadi yang sudah dipakai untuk kepentingan kantor, dengan catatan harus ada invoice, bukti pembayaran, dll.

Jenis Penggantian Biaya Reimbursement

reimbursement adalah

Biaya reimbursement itu terbagi atas 3 jenis penggantian, yaitu:

1. Biaya Pengganti Operasional Bisnis

Jenis biaya ini kerap dilakukan oleh karyawan kepada perusahaannya.

Misalnya saja penggantian biaya pulsa untuk memanggil klien perusahaan, program pelatihan karyawan, sewa tempat, peralatan, perlengkapan, dll.

Bukti yang digunakan untuk pengajuan biaya operasional bisnis ini harus lengkap supaya bisa diterima oleh perusahaan.

Yaitu mulai dari tanggal pengeluaran, total biaya, alasan pengeluaran, dll.

2. Biaya Pengganti Perjalanan Bisnis

Penggantian biaya ini dilakukan saat perusahaan meminta pegawainya melakukan perjalanan bisnis.

Sehingga biaya perjalanannya tersebut bisa diklaim langsung ke perusahaan.

Beberapa contoh penggantian biaya perjalanan bisnis meliputi tiket pesawat, uang transport, dll.

3. Biaya Pengganti Kesehatan

Untuk biaya yang satu ini berkaitan dengan kesehatan selain biaya asuransi kesehatan (BPJS Ketenagakerjaan).

Jadi biayanya bisa diklaim karyawan kepada perusahaan.

Misalnya seperti biaya berobat, perawatan kesehatan, dan obat-obatan.

Tips Mengajukan Reimbursement

Perlu diingat bahwa tidak semua uang pribadi bisa di reimburse ke perusahaan.

Umumnya ada kebijakan khusus yang perlu dipahami oleh setiap karyawan soal apa itu reimbursement sebelum mengajukan reimbursement.

Berikut tipsnya!

1. Persiapkan dokumen bukti pembayaran yang diperlukan

Sebelum mengajukannya, sebaiknya siapkan dulu beberapa dokumen pendukungnya.

Beberapa dokumen tersebut meliputi invoice, bukti pembayaran, dll.

Jangan sampai semua dokumen penting tersebut hilang ketika ingin mengajukannya.

Selain itu, pastikan semua dokumennya harus asli (bukan salinan atau palsu).

Jadi setelah melakukan pembayaran menggunakan uang pribadi, simpan semua bukti pembayarannya dengan rapi supaya lebih mudah menemukannya ketika akan mengajukan reimbursement.

2. Segera reimbursement secepatnya

Supaya tidak sampai hilang dokumen pendukungnya (bukti pembayaran), maka segera ajukan reimbursement secepatnya.

Pasalnya semua perusahaan pasti butuh waktu lama untuk memproses semua pengajuan reimbursement dari pada karyawannya.

Jadi jangan pernah menundanya ketika perusahaan telah memberikan batasan waktu untuk mengajukan penggantian biaya tersebut.

3. Perhatikan syarat dan prosedurnya

Kamu harus selalu ingat bahwa setiap perusahaan punya prosedur dan persyaratan yang tidak sama untuk para karyawannya.

Jadi baca dan pahami dengan baik semua peraturan standard operational procedure yang digunakan oleh perusahaan tempatmu bekerja.

Karena terkadang ada beberapa perusahaan tertentu yang mau memberi ganti dana hingga 100% dari uang pribadi yang dikeluarkan oleh karyawannya.

Jadi pahami dengan baik persyaratan serta prosedurnya supaya pengajuan langsung diterima oleh perusahaan.

Pasalnya bila kamu tidak bisa memenuhi persyaratan tersebut, maka permintaanmu untuk melakukan penggantian bisa hangus.

4. Cek pengajuannya kembali

Kamu harus melakukan pengecekan kembali bila ingin mengenal lebih jauh soal apa itu reimbursement.

Hitung dengan baik semua biaya keseluruhan supaya tidak ada yang tertinggal.

Jangan sampai melakukan multiple reimburse yang tidak berkaitan dengan kepentingan perusahaan karena bisa dianggap curang.

5. Hitung pengembalian uang

Bila pengajuan diterima dan dibayar perusahaan, jangan lupa menghitungnya kembali dengan baik.

Bila ternyata jumlahnya kurang dari pengajuan, kamu bisa mengajukan kembali dengan memperlihatkan bukti pembayaran milikmu.

Baca juga: Ketahui Perbedaan Gaji Pokok dan Take Home Pay

Indikator Kecurangan Proses Reimbursement Perusahaan

Sayangnya tidak semua karyawan berkata jujur saat mengajukan reimbursement kepada perusahaan.

Maka dari itu selain harus memahami apa itu reimbursement, sebaiknya setiap perusahaan harus lebih aktif dalam memantau pengeluaran yang dilakukan karyawan yang akan mengajukan klaim.

Berikut adalah sejumlah indikator untuk melihat apakah karyawannya jujur atau curang dalam mengajukan reimbursement, antara lain:

  1. Pengeluaran salah satu karyawan lebih besar dari karyawan lain, padahal posisi jabatannya sama.
  2. Mengajukan klaim reimbursement untuk semua hal yang tidak ada kaitannya dengan perusahaan.
  3. Memakai kartu kredit hingga limit tertinggi.
  4. Melakukan mark up untuk semua pengeluaran yang sebenarnya harganya murah.
  5. Melakukan double billing.

Baca juga: Kerja di Corporate atau Startup? Ini Tips Memilihnya!

Tips Mengelola Proses Reimbursement pada Perusahaan

Pada dasarnya tujuan melakukan reimbursement adalah supaya setiap transaksi yang sudah diadministrasikan dapat dilakukan dengan efisien.

Maka dari itu supaya bisa mengelola prosesnya dengan bijak, sebaiknya perhatikan tipsnya di bawah ini:

1. Membentuk kebijakan proses penggantian biaya

Setiap perusahaan wajib membuat kebijakan soal penggantian biaya dengan jelas dan mudah untuk karyawannya.

Mulai dari pedoman, syarat, dan jangka waktu transaksi, dan juga proses pengajuannya.

Bila karyawan butuh persetujuan untuk melakukan pembelian demi kepentingan perusahaan menggunakan uang pribadinya dulu, sebaiknya buat hal tersebut menjadi lebih eksplisit.

Mengingat hal tersebut demi kepentingan bersama, sebaiknya kebijakannya harus lebih terperinci.

Sehingga karyawan tahu apa yang bisa dan tidak dapat di reimburse.

2. Tentukanlah biaya apa saja yang dapat diklaim oleh karyawan

Sebaiknya buat aturan dengan jelas tentang persyaratan dan ketentuan melakukan reimbursement yang dianggap sah.

Umumnya, biaya klaim yang dianggap memenuhi persyaratan meliputi biaya akomodasi, transportasi, keperluan kantor, biaya bertemu dengan klien, dan biaya telepon.

3. Buatlah sistem reimbursement

Laporan yang berkaitan dengan penggantian dana harus diajukan ke pihak HR dulu supaya mendapatkan persetujuan.

Semua hal yang berkaitan dengan reimbursement harus dibicarakan dari awal.

Mulai dari tanggal pembelian, total pembelian, nama penjual, dan informasi selengkapnya tentang barang yang sudah dibeli.

Semua catatan pendukungnya harus disiapkan untuk mendukung proses klaim supaya dapat ditinjau kembali dan kemudian disetujui oleh perusahaan.

Jadi reimbursement merupakan sebuah kompensasi dari pihak perusahaan untuk karyawannya yang sudah mengeluarkan uang pribadinya demi kepentingan kantor.

Dalam hal ini, setiap perusahaan dan karyawannya dituntut melakukannya dengan transparan supaya arus keuangan perusahaan berjalan lancar.

Maka dari itu supaya bisa menemukan karyawan yang produktif dan bisa dipercaya, silahkan hubungi Ekrutes.id.

Di situs inilah kamu bisa melakukan assessment secara langsung kepada semua calon karyawan.

Dimana dengan adanya fitur tersebut membuatmu lebih mudah melakukan evaluasi terhadap potensi dan performa calon karyawan secara akurat.

Sehingga dengan begitu penjelasan soal apa itu reimbursement bisa berguna dan dikerjakan secara transparan bila sebuah perusahaan diisi dengan karyawan yang jujur.

Leave a Reply

Your email address will not be published.