Kenali Apa Itu Multitasking Serta Tips untuk Meningkatkan Skill Ini

Apa itu multitasking? Bagaimana cara meningkatkan skill multitasking agar bisa membantu dalam melakukan pekerjaan? Simak tips ini!

Era yang serba digital menuntut generasi milenial zaman sekarang untuk mampu bekerja secara multitasking agar bisa menghadapi banyak tuntutan dan tantangan baru.

Apabila kamu punya skill ini, maka kamu akan mampu bekerja dengan lebih produktif.

Selain itu, dengan memiliki beberapa kemampuan sekaligus dapat meningkatkan standar kinerja kamu dalam dunia karir. Banyak orang meraih kesuksesan berkat kemampuan ini.

Untuk lebih mengetahui lebih lanjut, mari simak ulasannya dalam artikel di bawah ini:

Pengertian Multitasking

Multitasking berasal dari Bahasa Inggris yaitu multi yang berarti banyak dan tasking yang berarti tugas. Istilah ini juga sering dikenal sebagai multi talenta.

Jadi, artinya kemampuan atau kesanggupan seseorang untuk mengerjakan banyak tugas pada saat yang bersamaan.

Misal dalam kehidupan sehari-hari yang sering kamu jumpai antara lain belajar sambil bekerja, memasak sambil mengasuh anak, membuat laporan sambil mencatat, dan lain-lain.

Dua kegiatan yang berbeda tersebut bisa saja kamu kerjakan secara bergantian, namun tentu akan memakan waktu yang lebih lama.

Beda halnya jika dikerjakan secara bersamaan, maka akan lebih cepat selesai dan menghemat waktu lebih banyak.

Tertulis dalam buku berjudul The Myth of Multitasking karya Dave Crenshaw, bahwa kemampuan tugas ganda dapat dibentuk dan diasah karena budaya.

Namun ada beberapa hal yang perlu kamu ingat bahwasannya, kemampuan tugas ganda sebaiknya digunakan untuk aktivitas yang masih ada kaitannya.

Karena jika dua aktivitas yang tidak relevan dikerjakan dalam waktu yang sama, justru hal tersebut akan menghambat kinerja dan tidak baik untuk psikologi kamu.

Sebagai contoh, jika kamu membaca laporan sambil mencatat di mana kedua kegiatan tersebut berkaitan satu sama lain, maka akan menunjang produktivitas kerja kamu.

Sebaliknya, apabila kamu membaca laporan sambil menonton TV atau memasak, maka justru akan mengacaukan salah satu atau bahkan dua kegiatan tersebut.

Hal itu bisa terjadi karena fokus dan konsentrasi kamu terbagi memikirkan dua aktivitas yang sangat berbeda.

Pasalnya, otak manusia tidak mampu berpikir banyak hal dalam satu waktu. Namun, otak kita mampu mengubah arah pemikiran dengan cepat.

Jadi, bila kamu ingin menjadi seorang multitasker, kamu perlu tahu skill multitasking apa saja yang harus kamu miliki dan bagaimana tips menjadi seorang multitasker.

Skill Multitasking

Kemampuan tugas ganda terdiri dari banyak keterampilan yang harus kamu kembangkan untuk menjadi profesional dan lebih produktif.

Beberapa skill paling umum yang diperlukan di antaranya pengorganisasian, prioritas, penjadwalan, dan delegasi.

1. Pengorganisasian (Organizing)

Multitasker yang hebat melibatkan mengetahui dengan tepat tugas apa yang perlu kamu selesaikan dan kapan harus menyelesaikannya.

Pengorganisasian mencakup pengelolaan hari, minggu, dan bulan supaya kamu tetap pada jalur dengan tugas-tugas kamu.

Jaga agar ruang kerja kamu tetap rapi sehingga kamu selalu dapat menemukan dokumen, catatan, atau berkas lain yang kamu butuhkan dengan segera.

Demikian pula, atur sistem komputer dan file kamu untuk mencari dan mengakses dokumen dengan mudah.

2. Prioritas

Prioritas merupakan kemampuan untuk menilai tanggung jawab kamu dalam mengatur tugas berdasarkan tingkat prioritasnya untuk mengatur waktu kamu.

Memprioritaskan dapat berarti menyelesaikan item yang paling sederhana terlebih dahulu dan menghabiskan sisa waktu kamu untuk tugas yang lebih besar dan lebih rumit.

Ini juga bisa berarti memulai dengan tugas yang paling sensitif terhadap waktu, lalu menyelesaikannya dengan tugas yang kurang penting.

Terlepas dari bagaimana cara kamu memilih untuk memprioritaskan, kemampuan untuk memaksimalkan waktu kamu dengan menciptakan keteraturan.

Baca juga: 10 Tips Mengatur Waktu Agar Pekerjaan Cepat Selesai

3. Penjadwalan 

Penjadwalan melibatkan perencanaan waktu kamu untuk memastikan kamu dapat memenuhi tenggat waktu dan tujuan.

Ini adalah skill untuk menguasai situasi yang kompleks dan memecahnya menjadi langkah-langkah dan deadline yang dapat dikelola.

Caranya, dengan merencanakan aktivitas sehari-hari kamu, dan memperhitungkan tugas-tugas yang tak terduga.

Dengan begitu, kamu dapat memutuskan kapan dan bagaimana kamu dapat melakukan banyak tugas agar tetap sesuai jadwal.

4. Delegasi

Delegasi adalah ketika kamu meminta orang lain untuk membantu menyelesaikan tugas agar tetap sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Untuk itu kamu harus punya kemampuan untuk menjalin hubungan baik dengan orang lain.

Saat mendelegasikan, kamu bisa memberikan tugas yang lebih kecil kepada anggota tim sehingga kamu dapat fokus pada mereka yang memiliki prioritas lebih tinggi.

Pendelegasian berkaitan erat dengan penjadwalan dan penentuan prioritas.

Seorang multitasker yang baik membutuhkan mengetahui kapan memiliki cukup pekerjaan dan mempertahankan batasan untuk mengatur waktu.

Pentingnya Skill Multitasking

Mengapa skill multitugas itu penting untuk dimiliki seorang karyawan?

Keterampilan tugas ganda ini penting karena mereka menciptakan lingkungan kerja yang efisien. Berikut adalah keuntungan dari multitasking:

1. Menghemat Waktu

Multitasking membantu menghemat waktu dengan memungkinkan kamu menyelesaikan banyak tugas secara bersamaan.

Misalnya, kamu dapat mengetik catatan di dokumen klien saat berbicara dengan mereka di telepon.

Dalam periode waktu yang lebih singkat itu, kamu telah menyelesaikan dua tugas pada saat yang sama.

Alih-alih menyelesaikan masing-masing secara terpisah dan menghabiskan waktu dua kali lebih banyak untuk itu.

2. Menghemat Biaya

Perusahaan ingin merekrut karyawan dengan kemampuan multitugas yang hebat karena mereka dapat mendelegasikan lebih banyak tugas kepada mereka.

Selain menghemat biaya yang terkait dengan mempekerjakan orang lain, skill ini mampu menunjukkan seberapa baik kamu melakukan banyak tugas.

Hal tersebut tentu dapat membuat kamu menjadi karyawan yang berharga.

3. Meningkatkan Produktivitas

Dengan memiliki skill multitugas, kamu dapat meningkatkan produktivitas karena dapat mencapai lebih banyak dalam periode waktu yang lebih singkat.

Semakin banyak pekerjaan yang dapat kamu selesaikan, maka semakin produktif juga kinerjamu.

Baca juga: Tips Work From Home: Tingkatkan Produktivitas Kerja!

4. Mengurangi Penundaan

Selanjutnya adalah dapat membantu kamu merasa lebih percaya diri dan berhasil karena mereka dapat menyelesaikan lebih dari satu tugas pada satu waktu.

Perasaan memiliki produktivitas yang tinggi ini mampu meningkatkan motivasi dan mendorong kamu untuk terus mengerjakan tugas yang diemban.

Tips Meningkatkan Skill Multitasking

Setelah mengetahui tentang pengertian dan manfaatnya, kamu juga perlu tahu apa saja tips untuk meningkatkan skill ini untuk menunjang performa kerjamu.

Di bawah ini beberapa tips yang bisa kamu praktekkan:

1. Buat Daftar Tugas

Tips pertama yang perlu kamu praktikkan adalah membuat rencana tindakan dengan membuat daftar tugas harian.

Kamu harus memiliki daftar yang jelas tentang apa yang perlu kamu selesaikan untuk hari itu sehingga kamu dapat tetap fokus.

Setiap mulai bekerja, coba luangkan sedikit waktu, mulai dari 10 hingga 15 menit untuk membuat daftar tugas di buku catatan.

Sebaiknya, pecah tugas yang lebih besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil.

Baca juga: Tips Agar Tidak Bosan Kerja dan Terhindar dari Burnout

2. Prioritaskan Tugas Kamu

Setelah kamu membuat daftar tugas yang harus diselesaikan, atur ulang daftar kamu berdasarkan prioritas tertinggi hingga terendah.

Untuk memutuskan tugas berdasarkan prioritasnya, tempatkan tugas Anda ke dalam kategori berikut:

• Mendesak dan Penting

Ini adalah tugas berprioritas tinggi yang harus kamu selesaikan terlebih dahulu.

Misalnya kamu merespon pertanyaan pelanggan, sambil menyelesaikan proyek dengan tenggat waktu yang dekat dan menjalankan tugas mendesak untuk manajer.

• Tidak Mendesak dan Penting

Kamu biasanya dapat melakukan tugas-tugas ini kapan saja sepanjang hari, tetapi menambah nilai ketika kamu menyelesaikannya.

Sebagian besar tugas yang tidak mendesak tetapi penting melibatkan beberapa perencanaan, seperti membangun jaringan dengan perusahaan lain untuk meningkatkan jangkauan bisnis.

• Mendesak dan Tidak Penting

Kategori ini untuk tugas dengan tingkat kepentingan rendah yang harus kamu selesaikan untuk mendapatkan tugas yang lebih penting.

Contohnya adalah memesan penerbangan sehingga kamu dapat menghadiri konferensi pemasaran.

kamu mungkin dapat mendelegasikan tugas ini kepada anggota tim jika Anda mengawasi proyek atau orang.

3. Kelompokkan Tugas-Tugas Serupa

Setelah kamu mengatur dan memprioritaskan tugas kamu, jangan lupa untuk kelompokkan tugas serupa.

Dengan mengelompokkannya bersama dapat meningkatkan efisiensi kamu.

Ini juga mungkin berarti menggabungkan tugas yang memerlukan tindakan yang sama, seperti mengerjakan kampanye media sosial untuk tiga akun berbeda.

Dengan mengerjakan tugas terkait, kamu dapat meningkatkan konsentrasi.

Baca juga: Tingkatkan Kemampuan Problem Solving dengan Cara Ini!

4. Praktek

Langkah terakhir ini mungkin salah satu yang paling penting, yaitu berlatih, berlatih, dan berlatih.

Dengan begitu kamu akan segera menjadi lebih efisien dalam multi-tasking.

Demikianlah beberapa informasi terkait skill multitasking beserta tipsnya yang perlu kamu praktikkan untuk meningkatkan produktivitas kamu.

Apakah kamu termasuk salah satu multitasker? Untuk mengetahuinya, kamu bisa lakukan asesmen diri melalui psikotes online bersama Ekrutes.id.

Selain tanpa harus keluar rumah dan menghemat biaya, psikotes juga jadi lebih mudah, cepat, dan efisien.

Platform ini juga menyediakan versi aplikasi, yaitu Ekrutes.id yang bisa langsung kamu download sekarang di Google Play Store. So, tunggu apa lagi?

Kenali dirimu, temukan talentamu, dan raih kesuksesan karirmu!