Mengenal Virtual Assistant dan Tugasnya Dalam Era Digital

Era digital yang semakin pesat membuat perusahaan membutuhkan virtual assistant (asisten virtual) untuk mengembangkan perusahaannya, apa saja peran, tugas, tanggung jawab, dan skill yang dibutuhkan untuk menjalankan profesi ini?

Virtual assistant memungkinkan pekerjaan dilakukan secara remote, sehingga lebih praktis dan mudah bagi perusahaan dalam menjangkau kebutuhan consumer.

Lalu apa sebenarnya pengertian dan tugas virtual assistant dalam perusahaan?

Dalam artikel ini, kamu dapat mengetahui informasi lebih jauh mengenai virtual assistant.

Apa itu Virtual Assistant?

Virtual assistant, dikenal juga dengan asisten virtual, ini merupakan sebuah istilah untuk orang yang bekerja tetapi melalui jarak jauh, bagi sebuah perusahaan. Di mana dengan memberikan layanan administratif dan juga support bisnis bagi perusahaan.

Asisten virtual biasa bekerja secara remote atau jarak jauh, namun terdapat juga pekerjaan ini yang mengharuskan pekerjanya bekerja di kantor, namun tetap melakukan pekerjaan secara virtual seperti call center atau agent live chat yang menghubungi consumer perusahaan melalui virtual.

Perusahaan memiliki keuntungan dalam mempekerjakan virtual assistant karena lebih mudah dan efisien dalam melakukan pekerjaan.

Perusahaan dapat memperkecil pengeluaran dalam memperkerjakan pegawainya, seperti pengeluaran akomodasi transportasi dan lain-lain.

Tidak hanya perusahaan, seseorang dengan pekerjaan ini juga mendapatkan keuntungan bekerja secara virtual.

Mereka dapat melakukan pekerjaan dimanapun mereka berada tanpa perlu berangkat ke kantor atau pergi menemui klien dan consumer.

Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant

Meskipun dalam pengertiannya, virtual assistant hanya melakukan pekerjaan administratif, namun pada hakikatnya tugas seorang mereka tidak hanya dalam hal administratif, namun beberapa tugas lainnya juga dapat dikerjakan.

Hal ini bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk mempekerjakan pegawainya secara virtual.

Beberapa tugas seorang virtual assistant antara lain:

1. Menjadi Asisten Pribadi

Sama halnya dengan namanya, seorang virtual assistant memiliki tugas sebagai asisten pribadi.

Selayaknya seorang asisten pribadi, pada tugas ini mereka akan melakukan beberapa pekerjaan seperti Menyusun agenda, mengatur jadwal, dan melakukan panggilan telepon dan tugas seorang asisten pribadi lainnya.

Seorang asisten pribadi melakukan beberapa tugas yang berkaitan dengan permintaan atasan perusahaan, maupun klien dari perusahaan.

Berbeda dengan asisten pribadi di kantor yang banyak melakukan pekerjaan, pekerjaan ini memiliki pekerjaan yang lebih praktis.

2. Melayani Pelanggan

Customer service adalah salah satu jenis pekerjaan virtual assistant.

Tugas seorang customer service adalah melayani pelanggan entah itu untuk pengaduan terkait layanan perusahaan atau layanan lain dalam penggunaan produk perusahaan.

Kamu yang  bekerja di posisi ini akan menjangkau customer dengan cara virtual atau tidak bertemu secara langsung.

Customer dari berbagai wilayah lebih mudah dijangkau oleh perusahaan dengan bantuan customer service.

3. Mengelola Sosial Media

Salah satu jenis media digital paling favorit dipakai yakni media sosial.

Beberapa perusahaan memiliki akun sosial media yang bertujuan mendekatkan brand atau perusahaan kepada perusahaan baik dalam pemasaran maupun layanan.

Beberapa sosial media seperti Instagram, Facebook, dan Twitter menjadi sosial media yang paling banyak digunakan perusahaan.

Penggunaan sosial media juga menjadikan perusahaan membutuhkan virtual assistant untuk mengelola sosial media.

Mereka bertugas membalas pesan atau komentar dari followers di sosial media.

Selain itu, tugas memposting informasi berkaitan perusahaan juga menjadi tugas penting.

4. Mengelola Email

Email dalam sebuah perusahaan adalah salah satu sarana komunikasi antara perusahaan dengan klien atau customer.

Email biasanya berisi persetujuan klien, atau pun data audit milik klien.

Dalam hal ini perusahaan membutuhkan seseorang untuk mengelola email. Tugas inilah yang juga dijalankan oleh seorang virtual assistant.

Dalam tugas ini, mereka memiliki tugas mengelola email dan mengecek email perusahaan atau klien.

Email yang masuk akan diteruskan kepada atasan, kemudian akan dibalas sesuai dengan permintaan atasan.

Posisi mereka pada tugas ini sering dijumpai pada posisi agent email service, yang dikhususkan mengelola email perusahaan.

5. Entry Data

Pekerjaan berkaitan dengan entry data atau proses memasukkan data klien juga merupakan tugas seorang virtual assistant.

Tugas dalam entry data antara lain seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratannya, dan menghapus data yang sudah tidak diperlukan.

Kemampuan dalam mengelola data yang biasanya berupa Microsoft Excel sangat diperlukan dalam tugas ini.

Ketelitian juga sangat diperlukan dalam melakukan entry data.

Kemampuan Yang Dibutuhkan Sebagai Seorang Virtual Assistant

Untuk Menjadi seorang virtual assistant, beberapa kemampuan wajib dimiliki diantaranya :

1. Komunikasi

Komunikasi hampir selalu dibutuhkan oleh semua jenis pekerjaan, tidak terkecuali pekerjaan sebagai virtual assistant.

Sebab, hampir semua jenis tugas dan tugas seorang asisten virtual membutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik.

Komunikasi kepada klien atau customer harus baik dan mencerminkan image dari perusahaan itu sendiri.

Tidak hanya komunikasi dalam berbicara, namun kemampuan komunikasi secara tertulis juga dibutuhkan.

2. Keahlian Menggunakan Software

Pekerjaan secara virtual tentu membutuhkan tugas digital untuk melakukan pekerjaan tersebut. Beberapa software akan dibutuhkan untuk mendukung kinerja seorang virtual assistant.

Beberapa perusahaan bahkan ada yang memiliki software yang dibuat sendiri. Namun software basic yang sangat dibutuhkan di dunia kerja yaitu Microsoft Office juga masih digunakan.

Oleh sebab itu, dalam pekerjaan ini kemampuan mengoperasikan Microsoft Office menjadi penting.

Microsoft Office memiliki beberapa jenis seperti Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, dan yang paling sering digunakan adalah Microsoft Excel.

Semua jenis Microsoft Office tersebut harus dikuasai oleh seorang asisten virtual sebagai kemampuan dasar.

Pengelolaan data perusahaan dengan menggunakan Microsoft Excel menjadi sebuah kebutuhan. Keahlian Microsoft Excel seperti rumus dalam mempermudah pengelolaan data mungkin dibutuhkan.

Kemampuan dalam mengetik cepat atau fast typing juga amat membantu posisi pekerjaan ini.

3. Manajemen Waktu

Tidak hanya kemampuan verbal namun kemampuan non verbal seperti manajemen waktu juga diperlukan.

Seorang virtual assistant akan bekerja secara fleksibel dan jarak jauh, sehingga jauh dari pantauan atasan.

Hal ini tidak membuat seseorang dengan pekerjaan ini untuk tidak mengatur waktunya dalam mengerjakan tugas.

Justru sebaliknya, mereka harus menyesuaikan waktu dengan baik agar pekerjaan serta target dari perusahaan terpenuhi.

Manajemen waktu yang baik akan berimbas pada performa perusahaan.

Semua deadline yang dapat terpenuhi tepat waktu akan memuaskan klien sehingga citra perusahaan akan menjadi lebih baik.

4. Pengambilan Keputusan

Kemampuan pengambilan keputusan juga menjadi syarat kemampuan bagi seorang virtual assistant.

Kemampuan ini mungkin terlihat tidak penting, namun sebenarnya kemampuan ini juga tidak kalah penting untuk membuat pekerjaan menjadi lebih cepat.

Pengambilan keputusan atau decision making juga merupakan salah satu kemampuan yang berkaitan dengan kemampuan berkomunikasi.

Mereka akan diminta membuat keputusan secara tepat saat berkomunikasi dengan klien.

Nampaknya pekerjaan sebagai asisten virtual cukup menarik. Apalagi bagi kamu yang menginginkan pekerjaan yang tidak mengharuskan datang ke kantor.

Agar kamu lebih yakin bahwa pekerjaan virtual assistant cocok dengan karir keinginanmu, kamu bisa mengikuti layanan tes assessment di Ekrutes.id.

Selain tes assessment, kamu juga bisa mencari pekerjaan di job portal kami.

Silahkan download aplikasi Ekrutes.id segera untuk menggali potensi karirmu.