Ingin jadi Sekretaris? Yuk Perhatikan Ini Dulu!

Penasaran bagaimana caranya menjadi seorang sekretaris? Berikut akan dijelaskan selengkapnya tentang tugas, peran, syarat, dan tanggung jawabnya di bawah ini.

Kehadiran sekretaris sangat penting sekali bagi perusahaan karena berkaitan dengan kelancaran tugas pimpinan.

Sehingga ketika tidak ada mereka, maka akan ada banyak pekerjaan yang terhambat, serta efisiensi perusahaan terhambat.

Itu karena seorang pimpinan tidak bisa mengontrol perusahaan keseluruhannya sendiri.

Dibutuhkan peran seorang sekretaris untuk mengendalikan perusahaan dengan baik.

Apa itu Sekretaris?

Sekretaris adalah karyawan yang memiliki tugas berkaitan dengan masalah rahasia perusahaan.

Jadi mereka harus membantu pemimpin/ pimpinan perusahaan dalam menyelenggarakan kegiatan administratif demi mendukung kegiatan manajerial pimpinan.

Tugas Sekretaris dalam Perusahaan

Di bawah ini adalah macam-macam tugas seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan, antara lain:

1. Tugas Khusus

Tugas ini meliputi jobdesk yang tidak selalu ada setiap hari.

Jadi tugasnya hanya dikerjakan saat ada perintah khusus dari pimpinan.

Tugas khusus pada dasarnya hanya diberikan oleh sekretaris langsung oleh pimpinan karena mereka percaya bahwa mereka bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik.

2. Tugas Kreatif

Tugasnya disini berjalan sesuai kemauan sendiri tanpa diperintah oleh pimpinan.

Jadi ruang lingkupnya tidak terbatas dan mereka harus bisa melakukan tugasnya dengan baik secara profesional. 

3. Tugas Rutin

Sesuai dengan namanya, tugas ini diberikan setiap hari bahkan tanpa ada perintah dari pimpinan secara langsung.

Misalnya saja seperti tugas mengumpulkan dokumen, surat, menjawab telepon, menerima surat masuk, membuat surat untuk klien perusahaan, mengecek surat keluar, dll.

Peran Sekretaris dalam Perusahaan

Setelah memahami seperti apa tugasnya, saatnya mempelajari perannya dengan baik seperti penjelasan di bawah ini:

1. Peran Terhadap Atasan

Maksudnya disini adalah seorang sekretaris berperan sebagai perantara komunikasi dengan orang yang ingin menghubungi / berkomunikasi dengan atasannya.

Jadi disini mereka bekerja sebagai sumber informasi utama yang dibutuhkan oleh pimpinannya.

Disamping itu, mereka juga berperan sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada para bawahannya yang menjadi pelaksana tugas.

Tidak hanya itu saja, perannya terhadap atasan juga berperan sebagai alternatif pemikiran pimpinan dalam menuangkan ide terbaiknya.

Itu artinya disini seorang sekretaris juga berperan sebagai faktor pendukung keberhasilan tugas, fungsi, dan cerminan pimpinan dengan bawahan.

Baca juga: UI/UX Designer: Keahlian yang Diperlukan dan Peluang Karirnya

2. Peran Terhadap Bawahan 

Sementara untuk peran sekretaris terhadap bawahan pimpinan (anggota perusahaan) adalah menjadi penentu kebijakan pegawai bawahannya.

Namun tentu saja kebijakan yang ditetapkan harus disampaikan secara adil sesuai dengan peraturan penempatan karyawan yang berlaku.

Selain itu mereka juga berperan untuk memberi motivasi kerja kepada para karyawan bawahan.

Dengan begitu setiap pekerjaan di kantor dapat berjalan dengan baik sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing.

Tidak hanya itu saja, seorang sekretaris juga berperan memberikan rasa puas dan bangga kepada para karyawan bawahannya dalam melakukan tugasnya.

Mereka juga yang nantinya akan menerima usulan dan pendapat para bawahannya ketika ada masalah datang di sebuah perusahaan.

Peran paling penting disini adalah dalam melakukan pendekatan kepada para karyawannya.

Sehingga mereka bisa memberi arahan kepada para anggotanya dengan cara melihat dari kelemahannya tersebut.

Itu artinya setiap perbuatan dan sikap sekretaris pasti akan mempengaruhi kinerja para karyawan bawahannya.

Maka dari itu demi menciptakan kondisi lingkungan kerja yang baik hubungannya, maka seseorang dengan profesi ini harus bisa bersikap komunikatif dan ramah kepada semua anggota karyawan perusahaan.

Dengan cara ini maka segala permasalahan perusahaan dapat segera ditemukan solusinya.

Karena semuanya bisa didiskusikan secara bersama-sama dengan baik.

Macam-Macam Sekretaris Perusahaan

Ada 3 macam sekretaris yang perlu dipahami berdasarkan jenisnya, yaitu:

1. Sekretaris Organisasi

Selain harus melakukan tugas dari perintah pimpinannya, tugas mereka juga menjadi seorang manajer.

Sekretaris organisasi harus bisa mengelola unit bisnis di bidang kesekretariatan.

Misalnya saja seperti sekretaris wilayah, jenderal, kabinet, dll.

2. Sekretaris Pimpinan

Posisi ini bertugas mendukung segala urusan kepemimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

3. Sekretaris Pribadi

Posisi ini mengharuskan mereka perlu membantu seseorang yang sifatnya pribadi dan berkaitan dengan tugas kantor.

Singkatnya, mereka digaji perorangan, bukan dari perusahaan.

Baca juga: Kriteria Seorang PIC (Person In Charge) dan Perannya dalam Perusahaan

Syarat menjadi seorang Sekretaris

Persyaratan umumnya sebenarnya tergantung dari perusahaan yang bersangkutan.

Namun secara umum harus memenuhi kriteria berikut ini:

1. Pengetahuannya harus luas dan pintar

Baik itu menjadi sekretaris pribadi dan perusahaan itu harus pintar dan memiliki pengetahuan yang luas.

Karena mereka nanti akan bertanggung jawab bertemu dengan klien dari berbagai macam latar belakang, jadi harus pintar.

2. Menguasai berbagai bahasa dengan baik

Selain pandai, kamu juga harus menguasai berbagai bahasa dengan baik, salah satunya bahasa Inggris.

Karena seorang sekretaris kemungkinan besar bertemu dengan klien dari mana saja, termasuk dari luar negeri sehingga harus menguasai bahasa asing dengan baik.

3. Harus disiplin dan mempunyai kepribadian yang baik

Seseorang dengan profesi ini harus disiplin dalam waktu dan pekerjaannya.

Selain itu, kepribadiannya harus baik, sopan, dan ramah.

4. Punya keterampilan dan keahlian khusus

Harus memiliki keterampilan dan keahlian khusus dulu karena nanti tugasnya banyak, jadi harus bisa multitasking.

Itulah kenapa harus memiliki banyak keahlian dan keterampilan khusus bila ingin bekerja di bidang ini.

5. Memiliki gelar pendidikan yang sesuai

Poin terakhir yang perlu diperhatikan adalah harus memenuhi persyaratan pendidikan yang ditentukan.

Umumnya beberapa perusahaan meminta posisi ini minimal harus lulus dari pendidikan SMA.

Itupun pengalamannya harus luas dan berpengetahuan tinggi.

Baca juga: Staff Administrasi: Syarat, Tugas, dan Tanggung Jawabnya

Tanggung Jawab seorang Sekretaris

Tanggung jawabnya sangat besar, maka dari itu bila ingin berprofesi menjadi sekretaris, sebaiknya simak penjelasannya di bawah ini:

1. Bertanggung jawab memastikan dan mengatur rapat atau janji temu dengan baik agar lebih terorganisir.
2. Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum dokumen, hukum perusahaan, hukum amal, dll.
3. Bertanggung jawab membuat catatan administrasi dengan baik.
4. Bertanggung jawab untuk menjalin hubungan komunikasi dengan baik, sekaligus sebagai korespondensi.

Penutup

Melihat penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya tujuan dibutuhkannya profesi ini adalah supaya kegiatan dalam perusahaan berjalan dengan lancar.

Selain itu mereka juga bertanggung jawab atas segala kegiatan rutin perusahaan yang ada.

Untuk itu bila ingin berprofesi menjadi seorang sekretaris, sebaiknya perhatikan baik-baik mulai dari tugas, peran, dan tanggung jawabnya.

Selanjutnya kamu bisa memanfaatkan platform job portal dari Ekrutes.id sekarang juga.

Karena disinilah kamu bisa menemukan berbagai macam lowongan pekerjaan terbaru, termasuk lowongan menjadi seorang sekretaris dengan mudah sesuai kebutuhan.

Setiap data informasi seputar lowongan pekerjaan dijamin valid karena informasinya berasal dari sistem pengumpulan data yang terbaik saat ini.

Itu tadi adalah sedikit penjelasan tentang tugas, peran, syarat, dan tanggung jawab seorang sekretaris yang perlu dipahami.

Semoga bermanfaat.