Absen Online: Manfaat dan Tujuan Penggunaan Untuk HR
Saat ini penggunaan mesin absen online telah banyak digunakan oleh perusahaan, penggunaan ini tentunya mempermudah sistem pencatatan kehadiran karyawan. Dengan menggunakan bantuan sistem absensi online, HR dalam perusahaan tak perlu lagi menggunakan absensi yang dicatat secara manual. Mencatat absensi menggunakan pencatatan manual tentu akan sangat merepotkan bagi HR. Terlebih jika karyawan dalam perusahaan tersebut mencapai ratusan orang atau bahkan ribuan, pastinya perlu membutuhkan banyak waktu.
Sehingga, kemajuan teknologi saat ini membuat perusahaan memiliki alternatif yang lebih mudah, salah satunya menggunakan sistem absensi online. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melihat riwayat kehadiran karyawan sehingga dapat menentukan pendapatan yang akan diberikan karyawan. Contohnya seperti bonus lemburan atau pemotongan gaji karena telat atau tidak masuk.
Lantas apakah manfaat dari penggunaan absen online? Berikut EKRUTES.ID akan berikan kamu penjelasan mengenai manfaat dari sistem absen online.
Apa yang dimaksud sistem absen online?
Kata ‘absen’ sendiri memiliki arti kehadiran, sedangkan kata absensi bermakna catatan daftar hadir. Perusahaan menggunakan absensi untuk mengetahui waktu kedatangan dan kepulangan karyawannyanya sesuai dengan jam operasional yang telah diberikan oleh perusahaan.
Sedangkan, online merupakan istilah yang mengacu pada daring atau dalam jaringan, biasanya istilah ini digunakan untuk sesuatu teknologi yang terhubung dengan internet, salah satunya absen online. Jika di masa lampau perusahaan perlu melakukan pencatatan dengan menggunakan kertas, saat ini HR perusahaan dapat dengan mudah memanfaatkan teknologi untuk melakukan absensi.
Absensi sendiri digunakan oleh perusahaan pertama kali pada tahun 1888, setelah Willard L.Bundy yang merupakan seorang ahli perhiasan menciptakan sebuah mesin yang dapat mengukur waktu kerja karyawan. Setelah itu, Harlow E. Bundy yang merupan adik Willard mengambil alih usaha tersebut.
Pada tahun 1916, perusahaan Bundy Manufacturing Company bergabung dengan sebuah perusahaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer Amerika yakni ITR Company. Setelah itu, ITR Company merubah nama mereka menjadi IBM yang berfokus dalam menyediakan berbagai jenis perangkat, salah satunya mesin pengukur waktu kerja karyawan.
Setelah itu, di tahun 1911 sampai 1920 mesin penghitung waktu kerja resmi menggantikan alat penghitung manual yang menggunakan lembaran kertas atau tulis tangan. Pada tahun 1958 IBM akhirnya menjual mesin absensi yang dinamakan Simplex Time Recorder Company, alat ini sendiri bertujuan untuk divisi HR dalam mengurus absensi karyawan.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah untuk menyimpan database daftar kehadiran karyawan dalam sistem, sehingga tak perlu membuat pencatatan yang berbuku-buku. Karyawan juga diharuskan untuk jujur dengan sistem ini, karena tak dapat memalsukan jam kehadiran atau kepulangan pada saat bekerja.
Manfaat absen online
Sudah jelas manfaat absen online adalah untuk memudahkan HR perusahaan dalam melakukan pencatatan daftar kehadiran dengan mudah. Dengan sistem ini HR juga lebih mudah untuk menyimpan database sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk melakukan pencatatan.
Selain itu, melalui absensi yang berbasis online ini dapat menjadi sebuah data yang akurat dan valid kebenarannya. Karena pegawai harus melakukan absensi secara langsung ketika tiba di kantor ataupun ketika pulang kantor.
Absensi online juga dapat bermanfaat untuk menghitung secara otomatis daftar hadir untuk kebutuhan penggajian karyawan. Dengan begitu, HR dapat dengan mudah memberikan data penggajian sesuai dengan data kehadiran, cuti, dan lembur. Sehingga HR dapat melihat jelas bonus atau pengurangan nominal gaji yang harus diberikan.
Tujuan dari sistem absen online
Setiap sistem yang diciptakan oleh perusahaan tentu memiliki suatu tujuan penting bagi perusahaan, begitu juga dengan absensi online. Tujuan dari sistem ini tentunya agar memudahkan kerja HR mengurus database absensi karyawan. Selain itu berikut tujuan perusahaan menggunakan sistem absen online:
- Menggunakan absen online dapat me-monitoring kehadiran karyawan dalam sebuah perusahaan. Dimulai dari jam masuk, hingga jam selesai bekerja semua data tersebut akan terekam pada sistem absensi.
- Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan akan lebih diuntungkan karena absensi online memudahkan kerja HR perusahaan dalam melakukan pencatatan data yang valid dan akurat. Sistem tentunya berbeda dengan absensi manual yang datanya harus dicatat dan didata kembali oleh HR karena tidak otomatis.
- Absensi online dari karyawan akan membuat kerja HR lebih mudah untuk melalukan monitoring mengenai jam hadir atau pulang karyawan. Sistem ini dapat mencatat secara otomatis data karyawan yang terlambat atau pulang lebih cepat dari jam operasional. Dengan begitu karyawan akan lebih tertib untuk mengikuti peraturan perusahaan.
- Sistem absensi ini akan terintegrasi dengan database untuk menghitung jumlah hadir karyawan, hal ini tentu berguna ketika pembayaran gaji atau tunjangan yang diberikan kepada karyawan. Dengan data yang valid atau akurat tersebut, HR akan mudah menganalisa pendapatan bersih pekerja tersebut.
Itulah manfaat absen online untuk HR perusahaan. Seiring majunya perkembangan teknologi, perusahaan harus mampu memiliki sistem yang akan memberikan kemudahan dalam bekerja. Absensi online merupakan salah satu sistem yang dapat membantu operasional karyawan dalam sebuah perusahaan.