Staff Administrasi: Syarat, Tugas, dan Tanggung Jawabnya

syarat tugas tanggung jawab staff administrasi

Jika kamu mencari lowongan pekerjaan melalui surat kabar atau media online, pasti sering menemukan posisi sebagai staff administrasi.

Jangan heran jika kualifikasinya terbilang sederhana dan terbuka bagi banyak disiplin ilmu.

Semua perusahaan membutuhkan posisi ini dalam menjalankan aktivitasnya.

Meski sering dibuka penawaran posisi ini, namun tidak semuanya bisa dengan mudah diterima oleh perusahaan.

Berikut penjelasan selengkapnya tentang syarat, tanggung jawab, dan tips menjadi seorang staff di bagian administrasi.

Mengenal Posisi Staff Administrasi

Berasal dari bahasa latin yaitu ad dan ministrare, jika diartikan dalam Bahasa Indonesia adalah memenuhi serta melayani.

Jadi, staff administrasi adalah seseorang yang mendukung kinerja suatu divisi atau bagian tertentu dalam sebuah perusahaan.

Setiap perusahaan memiliki bagian administrasi yang khusus menyediakan kemudahan tersebut.

Misalnya saja pada dealer mobil, di dalamnya pasti terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu admin spare part, admin gudang, keuangan, dan sebagainya.

Pada dasarnya perusahaan membutuhkan tenaga administrasi yang ditugaskan secara spesifik untuk menangani keperluan pada satu bagian.

Sehingga tugas dan fungsi setiap individu di perusahaan bisa berjalan dengan baik.

Selain itu, staff administrasi dapat diartikan juga sebagai bagian yang melakukan perencanaan, pengawasan, pelayanan, organisasi, sampai penyimpanan data penting.

Maka dari itu peran mereka sangat dibutuhkan agar dokumen perusahaan lebih tertata rapi.

Sama seperti jenis pekerjaan pada umumnya, stafff administrasi juga butuh skill khusus untuk melakukannya.

Syarat Menjadi Staff Administrasi

syarat tugas staff administrasiTerdapat beberapa syarat khusus supaya kamu bisa diterima menjadi staff administrasi suatu perusahaan.

Berikut adalah beberapa persyaratan yang wajib dipenuhi, antara lain:

1. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik

Seorang staff administrasi akan melayani beberapa staff lain di bagian tertentu serta atasan langsung.

Sehingga bagian dari syarat yang harus dimiliki oleh staff adminsitrasi adalah harus komunikatif, solutif, terbuka untuk informasi yang diperlukan.

Setiap pertanyaan dapat dijawab dengan cepat, tepat, dan lugas.

2. Teliti

Dalam pekerjaan nantinya kamu harus melakukan beberapa rekap data.

Tidak jarang data tersebut diminta rekan satu divisi, supervisor, atasan, atau bahkan auditor.

Semua datanya tersebut harus ditulis secara lengkap dan terperinci.

Ada kesalahan sedikit saja bisa mempengaruhi banyak hal.

Terlebih bila berkaitan dengan administrasi keuangan.

Tentunya bisa menjadi masalah besar bila tidak teliti.

Misalnya saja salah meletakkan angka ā€œ0ā€ ketika menulis nominal uang, maka bisa menjadi masalah besar.

3. Memiliki keahlian mengoperasikan peralatan

Seorang tenaga administrasi akan bekerja menggunakan komputer, fax, mesin foto kopi dan sejenisnya.

Kamu harus mengetahui cara pengoperasiannya dengan benar agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik menggunakan peralatan khusus pendukung lainnya.

4. Cermat mengatur waktu kerja berdasarkan skala prioritas

Saat harus bekerja berhubungan dengan orang lain, kamu akan disibukkan dengan deadline-deadline.

Baik perencanaan, pembuatan janji atasan, laporan dan sebagainya.

Sehingga kamu perlu belajar mengatur waktu kerja dengan baik.

Tanggung Jawab Staff Administrasi Berdasarkan Bidangnya

Seperti disinggung sebelumnya bahwa terdapat beberapa bagian yang memerlukan staff administrasi.

Job desc yang diberikan sama namun disesuaikan kebutuhan divisi.

Berikut garis besar tanggung jawabnya berdasarkan bagian masing-masing, antara lain:

Administrasi Gudang

  1. Mencatat pemesanan barang.
  2. Mencatat barang masuk dan keluar setiap hari, serta menghitung jumlah stok.
  3. Melakukan pemesanan barang.
  4. Melakukan penagihan terhadap barang yang keluar dari gudang.

Administrasi Keuangan

  1. Melakukan penyimpanan dan registrasi surat-surat berharga.
  2. Membuat laporan keuangan mulai dari mingguan, bulanan dan tahunan.
  3. Melakukan transaksi langsung ke Bank seperti buka rekening, mengurus cek dan giro, pembayaran kepada supplier, distributor dan sebagainya.
  4. Membantu perusahaan melakukan perencanaan keuangan seperti pinjaman, penjualan aset berharga dan sebagainya.
  5. Melakukan penagihan terhadap pembayaran barang maupun jasa.

Administrasi Penjualan

  1. Membuat catatan alamat klien maupun konsumen.
  2. Menjalin kerja sama dan melakukan pencatatan ekspedisi yang digunakan.
  3. Melakukan pencatatan jumlah barang, jumlah unit terjual, jumlah pembayaran diterima.
  4. Mencatat kondisi barang yang dikirim kepada konsumen.
  5. Menghitung keuntungan dari penjualan barang.

Administrasi Umum

  1. Mengangkat telepon dari konsumen maupun klien dan meneruskannya ke bagian tertentu sesuai keluhan.
  2. Menangani keluhan dari konsumen, supplier atau klien lain.
  3. Melakukan tugas surat menyurat.
  4. Menyimpan dan merapikan file secara manual maupun computerize.
  5. Memeriksa kondisi peralatan dan memastikannya bekerja dengan baik seperti lampu, AC, mesin fotokopi, ketersediaan kertas dan sebagainya.

Tips Berkarir di Bagian Administrasi

Jika kamu berminat meniti karir sebagai staff administrasi, ada beberapa hal yang akan mendukung kesuksesan kamu.

Ikuti beberapa tips berikut ini supaya kinerja kamu mendapat apresiasi dari rekan dan atasan:

1. Menjaga hubungan dengan rekan

Baik dengan rekan sesama divisi, beda divisi, senior, junior, atasan dan sebagainya.

Saat menjaga hubungan baik, pekerjaanmu akan semakin mudah.

Karena kamu bisa bekerja sama dalam mengerjakan tugas apapun dengan cepat.

2. Buat target jam kerja untuk setiap pekerjaan

Contoh melakukan follow up di pagi hari, menyelesaikan penyusunan file di sore hari, dan sebagainya.

Cara ini efektif membuat semua pekerjaan lebih terorganisir dengan baik sehingga tidak ada tugas yang terlewatkan.

3. Kuasai aplikasi komputer dengan baik agar pekerjaan jadi lebih cepat

Minimal Ms. Word, Excell, Power point, editing, dan aplikasi khusus yang disediakan perusahaan.

Sebagai staff, kamu harus terbiasa menggunakan Microsoft Office karena pekerjaan kamu tidak akan terlepas dari software ini.

4. Buat jadwal yang efektif

Akan banyak sekali pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam satu hari.

Setiap harinya, pekerjaannya akan selalu berkaitan sehingga perlu dibuat jadwal supaya tidak ada yang ketinggalan dan terlupa.

5. Gunakan pakaian rapi namun nyaman

Gunakan alas kaki nyaman dan memudahkan pekerjaan.

Fotokopi, cetak dokumen, menyimpan, meneruskan ke bagian lain dan sebagainya bisa diselesaikan meski harus berjalan kesana kemari.

Itulah kenapa penampilan itu pun perlu diperhatikan demi kenyamanan sendiri.

Penutup

Posisi pada bagian administrasi ini menjadi peluang bagus buat kamu yang masih lulusan baru.

Ada banyak keterampilan yang nantinya bisa kamu pelajari untuk meningkatkan skill di dunia kerja.

Kamu bisa menemukan opportunity di bidang ini melalui walk in interview atau media online.

Supaya lebih mudah, kamu bisa mengunjungi Ekrutes.id di bagian portal kerja untuk menemukan tawaran posisi administrasi.

Kamu bisa mengikuti psikotes terlebih dahulu untuk mengukur minat, bakat, serta potensi diri.

Sehingga nantinya bisa lebih mudah bagi perusahaan mereview resume yang kamu miliki.

Dengan begitu kamu bisa lebih cepat mendapatkan kesempatan bekerja sesuai keinginan.

Yang pasti, update selalu informasi terkini seputar peluang bekerja di aplikasi Ekrutes.id secara langsung.

Karena informasi yang diterima pasti lebih lengkap dan akurat, serta ada banyak penawaran posisi staff administrasi dari perusahaan yang bisa kamu dapat.

Hi, Iā€™m EkrutesID

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *