10 Tips Mengatur Waktu Agar Pekerjaan Cepat Selesai

Sering kali kita mengalami kesulitan dalam mengatur waktu. Pernahkah kamu merencanakan serangkaian kegiatan yang harus kamu lakukan, tetapi karena satu dua hal akhirnya tidak sempat kamu kerjakan dan harus menundanya ke hari lain.

Jika jawabannya iya, berarti kamu harus memiliki time-management skill yang lebih baik. Bagaimana caranya?

Berikut adalah 10 tips yang bisa kamu lakukan untuk mengatur waktu lebih baik:

1. Cari tahu bagaimana kamu menghabiskan waktu saat ini

Jika kamu ingin mengoptimalkan manajemen waktu pribadi kamu, terlebih dahulu kamu harus mencari tahu, sebenarnya waktu kamu dihabiskan untuk apa saja. 

Cobalah untuk mencatat waktu yang kamu butuhkan untuk mengerjakan aktivitas harian kamu. Hal ini akan membantu kamu dalam:

• Mengetahui berapa banyak waktu yang kamu butuhkan untuk mengerjakan sesuatu.
• Mengetahui seberapa banyak pekerjaan yang bisa kamu lakukan dalam sehari secara realistis.
• Berfokus pada aktivitas yang memberikan hasil terbesar.

Dengan cara ini, kamu akan mendapatkan pemahaman yang lebih akurat tentang seberapa banyak waktu yang kamu butuhkan untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu.

Latihan ini juga dapat membantu kamu untuk menentukan waktu paling produktif dalam sehari—dengan begitu, kamu akan tahu kapan harus mengerjakan proyek yang membutuhkan fokus dan kreativitas paling tinggi.

2. Buat jadwal harian dan ikuti jadwal tersebut

Langkah ini sangat penting untuk mempelajari bagaimana cara kamu bisa mengatur waktu ketika sedang bekerja. 

Jangan memulai hari kamu tanpa membuat to-do-list yang terorganisir. Sebelum kamu meninggalkan tempat kerja, buat to-do-list yang paling mendesak untuk dikerjakan pada hari berikutnya.

Langkah ini akan membantu kamu untuk segera memulai pekerjaan setelah kamu tiba di kantor.

Dengan menuliskan segala sesuatu di atas kertas, kamu akan terhindar dari kegelisahan di malam hari tentang banyaknya pekerjaan yang harus diingat-ingat.

Jika kamu tidak dapat membuatnya sehari sebelumnya, pastikan kamu menuliskan to-do-list kamu terlebih dahulu di pagi hari.

Kamu akan merasakan bahwa waktu yang kamu habiskan untuk membuat rencana yang jelas tidak sebanding dengan waktu yang kamu habiskan ketika kamu kebingungan dan berusaha melakukan semua pekerjaan sekaligus saat kamu tidak memiliki rencana sama sekali.

Baca juga: 8 Tips yang Bisa Kamu Lakukan Agar Semakin Produktif dalam Bekerja!

3. Lebih bijak dalam memprioritaskan pekerjaan

Tips selanjutnya agar kamu bisa mengatur waktu dengan lebih baik adalah dengan memprioritaskan pekerjaan yang harus kamu lakukan.

Mulailah dengan menyingkirkan tugas-tugas yang tidak penting, kemudian identifikasi tiga atau empat tugas yang paling penting dan lakukan  terlebih dahulu—dengan begitu kamu akan lebih fokus untuk menyelesaikannya.

Buat evaluasi to-do-list dan pastikan untuk menyusunnya berdasarkan seberapa penting task tersebut daripada urgensi.

Kita cenderung membiarkan pekerjaan yang mendesak mendominasi ketika kita sebenarnya harus benar-benar fokus pada pekerjaan yang mendukung tujuan bisnis kita.

Untuk menghindari terjadinya hal ini, kamu bisa pengelompokan tugas sesuai dengan matriks manajemen waktu yang dinamakan sebagai Eisenhower Matrix . 

Berikut adalah tampilan masing-masing kuadran:

• Penting dan mendesak: Hal-hal ini memiliki deadline penting dengan tingkat urgensi tinggi—selesaikan segera.
• Penting tapi tidak mendesak: Hal-hal ini penting tetapi tidak memerlukan tindakan segera dan harus melibatkan penyusunan strategi jangka panjang. Berusahalah untuk menghabiskan sebagian besar waktu kamu di kuadran ini.
• Mendesak tapi tidak penting: Hal-hal ini mendesak tetapi tidak penting. Minimalkan, delegasikan, atau hilangkan karena mereka tidak berkontribusi pada output kamu. Umumnya hanyalah gangguan yang mungkin disebabkan oleh perencanaan buruk orang lain.
• Mendesak dan tidak penting: Aktivitas-aktivitas ini memiliki nilai yang kecil dan harus dihilangkan sebanyak mungkin.

Kamu bisa coba buat matrix pengaturan waktu kamu sendiri dan memasukkan item atau kegiatan sesuai dengan kuadran yang telah disebutkan. 

Ketika kamu bisa memprioritaskan hal-hal yang seharusnya dikerjakan. Maka kamu dapat lebih mudah mengatur Waktu kamu dan tahu bagian mana yang harus kamu fokuskan. 

Bagaimanapun juga kita hanya memiliki 24 jam saja dalam sehari. 

4. Kelompokkan tugas atau pekerjaan yang mirip dan kerjakan dalam waktu yang sama

Kamu bisa menghemat waktu dan energi dengan mencoba menyelesaikan jenis pekerjaan yang kurang lebih mirip sebelum melanjutkan ke lainnya. 

Misalnya, buat waktu terpisah untuk menjawab email, melakukan panggilan telepon, merapikan file, dll.

Jangan langsung menjawab email dan pesan saat mereka masuk, karena bisa mengganggu kamu dalam mengerjakan hal lain.

Matikan ponsel dan notifikasi email kamu untuk menghilangkan distraksi yang menyebabkan kamu memeriksanya pada waktu yang tidak seharusnya.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Ikigai dan Aplikasinya dalam Keseharian

5. Hindari keinginan untuk multitasking

Salah satu tips manajemen waktu paling sederhana, namun bisa menjadi salah satu yang paling sulit untuk diikuti. 

Fokuslah pada satu tugas yang ada. kamu mungkin akan tergoda untuk melakukan banyak pekerjaan sekaligus, tetapi hal ini hanya akan membuat kamu semakin kewalahan. 

Kamu akan kehilangan waktu dan produktivitas pun menurun saat melompat dari satu tugas ke tugas lainnya.

Jangan membuat to-do-list yang terlalu banyak. Ketika kamu stress dan terburu-buru ketika melakukannya, hasilnya juga kurang maksimal.

6. Tetapkan batas waktu untuk setiap pekerjaan

Tips selanjutnya dalam manajemen waktu adalah dengan membuat tenggat waktu dalam setiap pekerjaan yang kamu lakukan daripada mengerjakannya sampai selesai. 

Jika kamu ingin mengatur kecepatan yang stabil untuk alur kerja kamu, Teknik Pomodoro dapat membantu kamu untuk menyelesaikan satu per satu pekerjaan dari to-do-list  di mana kamu mengerjakan salah satu pekerjaan dalam setiap 25 menit, disertai dengan istirahat pendek di antara setiap pekerjaan.

Teknik ini dapat menyeimbangkan fokus yang terarah dengan cara beristirahat sejenak, sehingga dapat mengurangi rasa stres dan tetap termotivasi.

7. Ciptakan waktu luang untuk beristirahat

Salah satu tips untuk manajemen waktu yang lebih adalah dengan rehat sejenak setelah  kamu menyelesaikan tugas penting. 

Beri diri kamu waktu untuk bernapas. Beristirahatlah sejenak untuk mengumpulkan tenaga lagi, bisa dengan jalan kaki sebentar, main pingpong, meditasi, dll.

8. Belajarlah untuk mengatakan tidak

Kamu tidak akan bisa mengatur waktu dengan baik jika kamu tidak berani berkata tidak.

Hanya kamu yang tahu seberapa banyak waktu yang kamu miliki. Jadi, jika kamu harus menolak pekerjaan untuk mengerjakan hal yang lebih penting, jangan ragu untuk melakukannya. 

Jika kamu mendapat projek yang tidak sesuai dengan arah atau tujuan kamu, sebaiknya lepaskan saja projek tersebut. 

Daripada melakukan banyak tugas  yang tidak disertai dengan hasil yang sepadan , lebih baik selesaikan lebih sedikit tugas yang memiliki nilai yang lebih tinggi. 

Ingat aturan 80/20—80% output kamu berasal dari 20% input kamu. Fokuskan upaya/usaha kamu sesuai dengan aturan itu. 

Jika kamu tidak bisa mengatakan tidak, maka sebaiknya delegasikan tugas tersebut. 

9. Lebih teratur

Tips selanjutnya agar time-management kamu lebih efektif adalah dengan melakukan pekerjaan dengan cara yang lebih terorganisir

Jika kamu memiliki tumpukan kertas berserakan di meja kamu, akan sulit untuk menemukan apa yang kamu butuhkan.

Ketika kamu kesulitan menemukan sesuatu, hal ini dapat membuat kamu lebih frustasi. Hal-hal kecil ini sebenarnya sangat mempengaruhi time-management kamu. 

Buatlah sistem pengarsipan untuk dokumen. Berhenti berlangganan email yang tidak lagi kamu perlukan. Pikirkan saja — kamu hanya perlu melakukan ini sekali untuk mendapatkan manfaat selamanya.

Baca juga: Cara Mengatur Keuangan Pribadi Anti Boros!

10. Hindari distraksi atau gangguan

Sebenarnya banyak hal yang mengganggu kita ketika bekerja, contohnya seperti media sosial, pesan whatsapp, kolega kerja, dan lainnya. 

Kunci manajemen waktu pribadi adalah bersikap proaktif untuk menjauhkan diri dari distraksi ini. Tutup semua tab kecuali yang sedang kamu kerjakan untuk membatasi gangguan. Matikan notifikasi pesan dan tinggalkan panggilan telepon pribadi kamu sampai makan siang.

Mulailah dengan hal-hal paling sederhana, apa saja 1-2 hal yang sering sekali mengganggu kamu ketika sedang bekerja. 

Ingat juga bahwa tidur yang cukup, minum air, dan makan sehat dapat membantu kamu untuk tetap fokus pada hari kerja

Itu di sepuluh tips yang bisa kamu lakukan agar dapat mengatur waktu yang juga meningkatkan produktivitas. Semoga bermanfaat!

Ikuti media sosial dan blog Ekrutes.id untuk tips tentang karir, potensi diri, dan produktivitas dalam bekerja. 

Ekrutes.id adalah platform digital talent management yang dilengkapi dengan psikotes online yang membuat proses link and match antara talent dan industri lebih mudah, cepat, dan efektif. 

Silahkan hubungi tim kami untuk informasi lebih lanjut.