Mengenal Profesi Data Entry, Apa Saja Peran dan Tugasnya?
Simak penjelasan lengkap tentang pengertian data entry, peran, tugas, tanggung jawab dan kriteria yang harus dimiliki untuk menjalankan profesi ini.
Mungkin kamu pernah mendengar pekerjaan dengan posisi data entry. Entah ketika mencari lowongan pekerjaan, atau hanya tahu dari teman.
Sebenarnya pekerjaan seperti apa itu?
Daripada penasaran, mari kita cari tahu tentang profesi data entry yang sering dijumpai di iklan lowongan kerja.
Data Entry, Pekerjaan Apa Itu?
Jika belum pernah tahu, pasti bertanya-tanya tentang jenis profesi ini.
Data entry merupakan sebuah profesi yang tugasnya memproses setiap data yang masuk melalui formulir, rekaman suara, atau data non dokumen.
Setiap jenis data tersebut kemudian dimasukkan ke dalam sistem komputer agar semua data tersimpan dengan aman.
Apakah setiap perusahaan membutuhkan seorang data entry?
Posisi pekerjaan ini memiliki peran cukup penting.
Ia bertanggung jawab dalam mengolah setiap data yang masuk ke sebuah perusahaan secara rapi dan teliti.
Jika sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan data yang sudah tersimpan di dalam sistem komputer mereka, maka tinggal mengakses database komputer.
Selain membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan tertata, data perusahaan dapat tersimpan dengan aman.
Kapasitas seorang yang berposisi sebagai data entry tidak main-main. Mereka memikul tanggung jawab yang besar kepada perusahaan.
Butuh ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan ketika memproses data.
Sedikit saja ada data yang keliru, maka akan berakibat buruk bagi perusahaan.
Baca juga: Staff Administrasi: Syarat, Tugas, dan Tanggung Jawabnya
Tugas dan Peran dari Data Entry
Data entry adalah pekerjaan yang lebih bersifat administratif. Tugas pokoknya adalah mencatat setiap data kemudian memprosesnya ke dalam sistem komputer.
Karena data yang diproses sangat penting, maka keakuratan data menjadi faktor yang harus diperhatikan oleh seorang data entry.
Wilayah bidang kerjanya macam-macam. Ada yang di layanan kesehatan, transportasi, perdagangan, keuangan, dan sebagainya.
Untuk mengetahui secara lebih lengkap mengenai tugas dan peran dari data entry, simak penjelasan berikut ini.
1. Mengumpulkan dan Memasukkan Data
Salah satu peran yang wajib dilakukan oleh pekerjaan ini yaitu mengumpulkan data. Jenis data bisa berupa suara maupun dokumen fisik lainnya.
Setelah semua data yang dibutuhkan terkumpul, selanjutnya akan dimasukkan ke dalam sistem database.
2. Memastikan Keakuratan Data
Tugas seorang data entry tidak sekedar mengumpulkan atau memasukkan data. Setiap data yang diproses juga harus akurat.
Selama proses ini, ia harus memastikan bahwa informasi yang masuk sesuai dengan sumber aslinya.
3. Meng-update Database
Tugas selanjutnya adalah selalu meng-update atau memperbarui database. Data entry diberi wewenang untuk mengubah data lama dengan data terbaru.
4. Membuat Cadangan Data
Data yang tersimpan di dalam sistem komputer memang aman. Tetapi tidak ada jaminan 100% data tersebut benar-benar aman dari serangan virus, malware, kejahatan siber, dan kerusakan perangkat.
Resiko sekecil apapun itu tetap harus diantisipasi agar tidak merugikan di kemudian hari.
Cara mengantisipasinya adalah dengan melakukan pencadangan data.
Profesi entri data mempunyai peran dalam pencadangan data untuk menghindarkan dari resiko data hilang.
Pencadangan bisa dengan cara memindahkan data ke hard disk external atau di sistem cloud.
Kedua cara tersebut sangat efektif untuk mengamankan data penting perusahaan.
Memiliki cadangan data membuat perusahaan tetap baik-baik saja jika ada data yang hilang atau rusak.
5. Mencari Data di dalam Sistem Database
Data yang sudah dimasukkan ke dalam database adakalanya dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk mencarinya kembali, perusahaan menyerahkan peran ini kepada data entri.
Pekerjaan ini tidak hanya mengolah data, kemudian menyimpannya. Mencari data dengan cepat juga merupakan tugasnya.
6. Mengatur Penyimpanan Data
Data entry mengolah segala jenis data, baik hard copy maupun soft copy. Data diatur dan disimpan sedemikian rupa sesuai dengan jenisnya.
Untuk data hard copy seperti dokumen tertulis, data entry akan menyimpannya ke map atau binder. Begitu juga data soft copy, penyimpanannya akan ditempatkan ke sebuah database di dalam sistem komputer.
Itulah peran dan tugas dari seseorang yang memiliki profesi sebagai data entri.
Tanggung jawabnya dalam mengolah seluruh data bukan hal mudah. Itulah mengapa perusahaan harus selektif dalam mencari data entry.
Baca juga: Peran Customer Service Bagi Perusahaan dan Peluang Karir
Kriteria yang Wajib Dipenuhi Data Entry
Setiap profesi memiliki kualifikasi serta kriterianya masing-masing. Diharapkan dengan adanya kriteria, perusahaan dapat menyaring calon karyawan yang kompeten di bidangnya.
Demikian juga halnya dengan profesi yang cukup banyak lowongannya, yaitu data entry.
Ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh calon pelamar profesi ini.
Bagi kamu yang berkeinginan mendalama profesi ini, sebaiknya tahu apa saja kriterianya.
Berikut adalah kriteria-kriteria seseorang dengan pekerjaan entri data.
1. Terampil Mengoperasikan Komputer
Hampir semua pekerjaan sekarang ini menggunakan komputer. Jadi, keahlian dalam menggunakan komputer tidak hanya sebatas untuk posisi entri data saja.
Karena setiap saat berurusan dengan data dan informasi, wajar jika data entry harus lihai dalam mengoperasikan komputer.
Termasuk mampu menjalankan software pengolah data seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel.
Tidak hanya software saja, profesi ini juga dituntut bisa menggunakan hardware komputer seperti mesin scan atau printer.
Karena baik software maupun hardware akan membantu kamu dalam memproses data.
2. Dapat Mengetik secara Cepat dan Tepat
Dalam profesi ini kamu juga harus mampu mengetik dengan cepat dan tepat. Sebab, akan ada banyak data yang harus diproses dalam waktu singkat.
Karena itulah, kemampuan mengetik cepat menjadi salah satu kriteria yang wajib dimiliki oleh seorang entri data.
Selain cepat, juga tentunya harus tepat dan cermat saat memasukkan data. Dengan demikian, terjadinya kesalahan input data bisa dihindari.
3. Mempunyai Kemampuan Berbahasa yang Bagus
Menjadi seorang data entry, berarti kamu harus tahu mempunyai kemampuan bahasa yang baik. Kemampuan ini akan membantu kamu dalam memahami setiap data yang akan diolah.
Keahlian menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar akan sangat membantu data entry saat membuat menulis, membaca, atau mengkoreksi data.
4. Dapat Berkomunikasi dengan Baik
Meskipun data entry menghabiskan sebagian besar waktu kerjanya di depan komputer, namun tetap saja harus memiliki skill komunikasi yang baik.
Terutama bagi kamu yang kerja di kantor, bukan kerja remote atau freelance yang bisa dikerjakan dari rumah.
Mempunyai kemampuan komunikasi yang bagus sangat membantu kamu ketika berinteraksi dengan teman kerja.
Apalagi jika terdapat suatu masalah ketika sedang memproses data. Kamu bisa langsung meminta masukan dari kolega atau atasan.
Pekerjaan sebagai entri data memang kerap muncul di informasi lowongan kerja terbaru.
Namun, belum banyak yang mengetahui detail mengenai profesi ini.
Padahal, banyak perusahaan besar yang membutuhkan pegawai untuk mengisi posisi ini.
Apabila kamu memiliki ketertarikan dan memenuhi kriterianya, tidak ada salahnya untuk melamar posisi data entry.
Lagipula, banyak perusahaan menawarkan gaji lumayan besar untuk jabatan ini.
Nah, untuk mempersiapkan diri kamu dalam mengikuti seleksi tes, kamu bisa menggunakan sebuah platform online bernama Ekrutes.id.
Kamu bisa menggunakan aplikasi Ekrutes.id untuk melakukan psikotes. Dari hasil psikotes, kamu bisa melihat tipe kepribadian, wawasan, keahlian, dan karakter yang kamu miliki.
Aplikasi online Ekrutes juga merekomendasikan jenis pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan kamu.
Keistimewaan Ekrutes.id lainnya adalah memudahkan kamu agar terhubung dengan pekerjaan serta perusahaan yang cocok dengan diri kamu.
Masih penasaran apakah kamu cocok untuk pekerjaan data entry atau tidak? Lakukan psikotes melalui aplikasi Ekrutes.id untuk mengetahui kemampuan kamu.